7 Estrategias para manejar eficientemente el tiempo en la empresa

¿Sentís que el tiempo no te rinde en tu trabajo?

Solemos decir: “no tengo tiempo de nada”, “nunca hay tiempo para mí”, “no logré terminar”. El asunto no es el tiempo, es como lo manejamos, cuan inteligentes, productivos y eficientes trabajamos con el tiempo disponible. Aun cuando el día tuviera 50 horas diríamos lo mismo porque no es la cantidad sino la calidad del trabajo que ejecutamos.

Muchos estudios corporativos revelan que se trabaja realmente alrededor de cuatro horas en lugar de ocho. El tiempo se va entre pláticas en los pasillos, el cafecito prolongado, llamadas largas e innecesarias, redes sociales, entre otros distractores. Sin embargo, algunas personas son muy eficientes y logran trabajar más que otras. Su rendimiento laboral es mayor y esto se debe a sus niveles de atención, enfoque, organización, estructura y disciplina. Todo esto relacionado a su bienestar interior.

Algunas sugerencias para optimizar tu tiempo laboral son:

• Utiliza una agenda. En ella anota todo, desde llamadas, reuniones, reportes, etc. Lo que no está en agenda suele no suceder, pero es importante agendar con realismo para no saturar. En tu agenda necesitas priorizar: podrías ponerle el número 1 a la actividad más importante, un 2 a la segunda más pertinente y así sucesivamente para saber que las deberás ejecutar con prioridad. 
• Prepara tu día. Revisa la noche anterior lo que tienes que hacer al siguiente día, esto ayudará a preparar tu mente. Asegúrate de tener todo lo que necesitas y dejarlo listo así no tendrás imprevistos en casa de olvidar algo. 
• Trabaja en bloques y con horarios. Establece un tiempo para responder correos, mensajes de WhatsApp o hacer llamadas telefónicas. Generalmente las personas van reaccionando y respondiendo todo el día, lo que se convierte en una gran fuga de tiempo. Elimina todo distractor cuando estés concentrado en una actividad; es mejor realizar un asunto a la vez que varios al mismo tiempo. 
• Pedí ayuda cuando sea necesario. Hay personas que pierden mucho tiempo investigando o tratando de hacer algo, cuando alguien lo sabe hacer más rápido. También es necesario delegar aquello en lo que no somos indispensables. No trates de controlar todo a la perfección, suelta para que otros lo hagan y así puedas concentrarte en otras tareas.

Estas son las últimas tres estrategias

• Aprende a decir “no”. Muchas veces tomamos demasiados compromisos por miedo o vergüenza a decir no. Necesitamos comprometernos honestamente solo con aquello que podamos cumplir. Cuando tu superior te pida algo y aun no has terminado con lo que te pidió anteriormente podrías decirle: “¿cuál actividad debo priorizar ya que aún no finalizo la anterior?”.
• Distingue lo “importante” de lo “urgente”. Hay asuntos urgentes que son aquellos que debes implementar a lo inmediato como trabajos con fecha límite, accidentes laborales, reuniones importantes. Hay otros asuntos importantes pero que no urgen y pueden esperar. Estos debes planificarlos y agendarlos, por ejemplo: reportes o proyectos cuya fecha de caducidad no está próxima a venir. Organiza tu tiempo laboral haciendo esta distinción para que sepas que es primero y que viene después.
• No trabajes largas horas. Es un mito creer que el que sale de último de la oficina es el que más trabaja. La cantidad de horas no define tu buen desempeño, de hecho, tu vida necesita balance. Darte pausas es una inversión de tiempo para refrescar tu mente y trabajar con más eficiencia. A media mañana o media tarde toma recesos para oxigenarte. 

¿Qué te parecieron mis 7 estrategias?

Tu tiempo está en tus manos y vale oro. Utilízalo de forma responsable porque es un recurso limitado e irrecuperable.